Cent vingt personnes dans une salle, pas d’ordre du jour, et un dirigeant qui me glisse à l’oreille : « Vous êtes sûr que ça va tenir ? » Deux heures plus tard, dix-huit groupes de travail tournaient à plein régime sur des sujets que personne n’avait imposés. C’est l’effet forum ouvert. La méthode a quarante ans, elle fonctionne remarquablement bien — à condition de respecter ses règles du jeu et, surtout, de savoir quand elle n’est pas la bonne réponse.

Le forum ouvert, une méthode qui repose sur un pari

Le principe tient en une phrase : les participants construisent eux-mêmes l’ordre du jour, puis s’organisent librement pour travailler les sujets qu’ils ont proposés. Pas de programme préétabli, pas d’intervenants désignés, pas de plénière interminable.

Le pari sous-jacent : les personnes présentes savent mieux que les organisateurs ce qui mérite d’être discuté. Quand ce pari est tenu, l’énergie dégagée est sans commune mesure avec un séminaire classique. Les gens travaillent sur ce qui les concerne vraiment, avec ceux que le sujet intéresse vraiment.

Quatre principes encadrent la démarche, formulés à l’origine par Harrison Owen :

  • les personnes présentes sont les bonnes personnes ;
  • ce qui arrive est la seule chose qui pouvait arriver ;
  • ça commence quand ça commence ;
  • quand c’est fini, c’est fini.

Ces formules peuvent sembler naïves. Elles disent en réalité quelque chose de précis : arrêtez de regretter les absents, le programme idéal ou le temps qui manque. Travaillez avec ce qui est là. C’est une posture exigeante, pour les participants comme pour les commanditaires.

La loi des deux pieds, le vrai moteur

La règle la plus connue du forum ouvert est aussi la plus mal comprise. La loi des deux pieds dit ceci : si vous n’apprenez rien et ne contribuez à rien là où vous êtes, utilisez vos deux pieds et allez ailleurs.

Dans une réunion classique, quitter un groupe est perçu comme une impolitesse. En forum ouvert, c’est un service rendu au collectif. Une personne qui reste par convenance dans un groupe qui ne lui apporte rien pèse sur la discussion sans l’enrichir. Une personne qui circule féconde plusieurs groupes.

Cette règle produit deux figures que j’annonce toujours en ouverture : les abeilles, qui butinent de groupe en groupe et transportent les idées, et les papillons, qui se posent près de la machine à café et n’ont l’air de rien faire. Les conversations de papillons sont parfois celles où naissent les idées les plus utiles de la journée.

La loi des deux pieds a un effet secondaire précieux : elle responsabilise. Personne ne peut plus dire « la réunion était nulle ». Si elle était nulle, il fallait partir. Chacun devient comptable de la qualité de sa propre journée.

Le marché des sujets : vingt minutes qui décident de tout

Le moment critique d’un forum ouvert n’est pas dans les ateliers. Il se joue au début, pendant ce qu’on appelle le marché des sujets ou la place de marché.

Concrètement : après le lancement, toute personne qui porte une question peut s’avancer au centre, l’énoncer au micro, l’écrire sur une feuille et l’afficher sur la grille des créneaux et des espaces. Celui qui propose un sujet s’engage à animer la session correspondante et à en produire un compte rendu.

Ce moment fait peur aux commanditaires. « Et si personne ne propose rien ? » En quinze ans de pratique, je ne l’ai jamais vu. Ce que je vois en revanche, c’est un silence de trente à quarante secondes après l’invitation. Il paraît interminable. Il est normal. Le facilitateur qui le comble en suggérant des sujets tue la dynamique : les participants comprennent immédiatement que l’ordre du jour était écrit d’avance.

Lors d’un forum avec une collectivité territoriale, la première personne à se lever fut un agent de terrain que personne n’attendait sur ce registre. Son sujet — « pourquoi nos services ne se parlent pas » — a attiré le groupe le plus nombreux de la journée, direction générale comprise. Aucun comité de pilotage n’aurait mis ce sujet à l’agenda. C’est exactement ce que le marché des sujets permet.

Les rôles : un facilitateur qui s’efface, un commanditaire qui s’engage

En forum ouvert, le facilitateur est paradoxalement peu visible. Il ouvre l’espace, énonce les principes, tient le cadre logistique, puis se retire. Son travail principal a eu lieu avant : cadrer la question centrale avec le commanditaire, dimensionner les espaces, préparer la récolte.

Trois rôles structurent la journée :

  • le commanditaire, qui pose la question centrale, ouvre la journée et s’engage publiquement sur le devenir des productions ;
  • le facilitateur, qui tient le processus sans jamais toucher au contenu ;
  • les porteurs de sujets, qui animent leur session et documentent ce qui s’y dit.

Le point le plus sensible est l’engagement du commanditaire. Un forum ouvert génère des propositions, des envies, des groupes prêts à agir. Si rien ne suit, la déception est proportionnelle à l’énergie investie — c’est-à-dire considérable. Je refuse d’animer un forum ouvert quand le commanditaire ne peut pas dire, avant la journée, ce qu’il fera des résultats et sous quel délai il donnera une réponse aux groupes.

Quand ne PAS faire de forum ouvert

C’est la section que je fais lire à mes clients avant toute autre. Le forum ouvert est devenu un format à la mode, et la mode fait faire des contresens. Voici les situations où je le déconseille.

Quand la décision est déjà prise

Si la réorganisation est arbitrée, si le plan est signé, n’ouvrez pas un espace qui laisse croire le contraire. Les participants sentent très vite qu’on les consulte pour la forme. Un forum ouvert instrumentalisé fait plus de dégâts qu’une annonce descendante assumée. Pour faire adhérer à une décision existante, d’autres formats conviennent mieux — un travail d’appropriation et de déclinaison, pas de co-construction fictive.

Quand la question centrale est trop étroite

Le forum ouvert a besoin d’une question ouverte, large, qui concerne réellement les présents : « comment mieux travailler ensemble demain », « quelle offre pour nos clients dans trois ans ». Si votre besoin est de trancher entre deux scénarios, de prioriser un portefeuille de projets ou de converger vers une décision unique, le format n’est pas fait pour cela. Un processus de décision structuré, comme ceux que je propose dans l’offre Décider ensemble, sera plus efficace.

Quand le groupe est trop petit ou le temps trop court

En dessous d’une vingtaine de participants, le marché des sujets tourne à vide : trois sujets, deux personnes par groupe, la mécanique perd son sens. Et en dessous d’une demi-journée pleine, on frustre plus qu’on ne produit. Un forum ouvert digne de ce nom demande au minimum quatre heures, idéalement une journée.

Quand le climat est trop dégradé

Le forum ouvert suppose que les gens osent proposer des sujets et parler librement. Dans une équipe en conflit aigu, après un plan social ou dans un climat de peur, l’espace ouvert devient un espace vide — ou un défouloir. Ces situations demandent d’abord un travail de restauration de la confiance, pas un grand format participatif.

Les conditions de réussite, côté pratique

Quand le contexte s’y prête, quelques points font la différence entre un forum ouvert mémorable et une journée brouillonne :

  • une question centrale travaillée en amont, formulée comme une invitation et non comme un thème de séminaire ;
  • des espaces de travail réellement distincts, avec de quoi écrire partout — les groupes qui s’entendent mutuellement s’épuisent ;
  • une récolte organisée dès le départ : gabarit de compte rendu simple, mur de restitution visible, photos des productions ;
  • un temps de clôture soigné, où chaque participant peut dire ce qu’il emporte ;
  • et un rendez-vous de suite fixé avant de se quitter, avec une date.

Sur la récolte, un appui en facilitation graphique change la donne : une fresque qui se construit au fil de la journée donne à voir la richesse produite et devient le support naturel des suites. Le forum ouvert s’inscrit dans une famille plus large de méthodes participatives ; pour situer ce format parmi les autres, ma page sur l’intelligence collective en donne une vue d’ensemble.

Le forum ouvert n’est ni une baguette magique ni un simple format d’animation. C’est un acte de confiance envers un collectif — et cette confiance ne s’improvise pas, elle se prépare.

Vous envisagez un forum ouvert pour votre organisation et vous hésitez sur le format ? Prenez rendez-vous pour en parler, ou découvrez comment j’accompagne les collectifs dans la durée avec l’offre Dynamique durable.